J1 Visum beantragen

Bei Intrax begleiten wir dich Schritt für Schritt, wenn du dein J1 Visum beantragen möchtest. Wir erklären dir genau, welche Unterlagen du brauchst und stehen dir bei jedem Schritt des Prozesses zur Seite. Für das J1 Visum ist vor allem das DS-2019 Formular entscheidend, das wir als offizieller Sponsor ausstellen. Mit unserer Unterstützung wird das Beantragen des J1 Visums transparent und einfach. So kannst du dich voll auf dein Auslandsabenteuer konzentrieren, während wir uns um die Formalitäten kümmern.

Deine Anmeldung für unseren Service zum J1 Visum USA beginnt mit dem Erstellen deines passwortgeschützten Profils auf dem MyIntraxPortal. Dein MyIntrax Profil enthält deine personenbezogenen Daten wie im Reisepass. Da auf dieser Grundlage das DS-2019 Formular ausgestellt wird, müssen diese Informationen fehlerfrei sein. Außerdem gehören zu deinem Profil Informationen zum Studiengang, Praktikumsbereich und zur J1 Gastfirma, damit wir direkt in Kontakt mit deinem Supervisor treten und die benötigten Unterlagen (Host Company Agreement und DS-7002) anfordern können. Auf dein MyIntrax Profil haben wir und unsere amerikanischen Kollegen von Intrax Zugriff und sie ist auch mit dem SEVIS (Student and Exchange Visitor Information System) verbunden. 

Die Registrierung kannst du jederzeit unterbrechen und später fortfahren bzw. Informationen ändern und sie ist unverbindlich und kostenlos. Die Start- und Enddaten für dein Praktikum in den USA kannst du ebenfalls noch bis zur Ausstellung des DS-2019 in Absprache mit Intrax und deiner J1 Gastfirma verschieben. Dein MyIntrax Profil ist die Kommunikationsbasis für Erinnerungs-/Aufforderungsmails durch unser amerikanisches Hauptbüro z.B. Konsulatsinterview, Flugdaten und Wohnadresse etc.

Wir überprüfen, ob alle Daten im MyIntrax Profil den Richtlinien für das J1 Visum entsprechen und schalten dein Profil für das Hochladen der relevanten Dokumente frei. Zunächst brauchen wir von dir folgende Unterlagen:

• gültiger Reisepass (min. bis zur Ausreise aus den USA gültig)
• englischer Lebenslauf im amerikanischen Format, d. h. umgekehrt chronologisch
• Studienbescheinigung oder Abschlusszeugnisse samt englischer Übersetzung (du kannst selbst formlos übersetzen)
• offizielle Auflistung der (bisher) belegten Kurse während des Studiums (deutscher Nachweis ausreichend)
• Proof of Financial Responsibility (Wenn du in den USA kein Geld verdienst oder weniger als $2000 pro Monat, musst du nachweisen können, dass du über $2000 pro Monat verfügst. Ggf. musst du eine Bürgschaft oder ein Financial Statement einreichen um auf diese Summe zu kommen.)
• Ayusa-Intrax Vertrag - J1 Visum USA

Die Intrax Terms & Conditions wirst du später online unterschreiben (Docusign).

Hinweise zum Ausfüllen des Online Profils:
Im Portal wirst du aufgefordert, ein Foto hochzuladen, musst dieser Aufforderung aber nicht nachkommen. Die Frage nach Work Experience können Interns mit „no“ beantworten. Die Frage nach dem Diploma/Certificate of Graduation gilt nur für Trainees und Absolventen.

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Anhand deiner Angaben zu deinem J1 Praktikumsunternehmen in den USA treten wir sofort nach deiner Registrierung per E-Mail mit deinem Supervisor in Kontakt. Du bist in unserer E-Mail Korrespondenz immer in Kopie. Um uns und dir ggf. Zeit und Kosten zu ersparen, lassen wir uns bestätigen, dass dein Praktikumsunternehmen nicht mehr als einen J1 Praktikanten pro 5 Vollzeitmitarbeiter beschäftigt (5:1 Ratio). Diese Frage kannst du natürlich selbst vorab schon klären.

Host Company Agreement

Wir schicken deinem Supervisor das Host Company Agreement per E-Mail zu und bitten um Zurücksendung des unterschriebenen Vertrags. Im Host Company Agreement verpflichtet sich dein J1 Praktikumsunternehmen, sich für das Praktikum in den USA an die Regularien für das Exchange Visitor Program (22 CFR Part 62) des US Department of State zu halten. Es muss ein angeleitetes Fachpraktikum sein, darf keine:n amerikanische:n Arbeitnehmer:in ersetzen und muss als Kulturaustauschprogramm verstanden werden.

Worker's Compensation Zertifikat

Dein Praktikumsgeber muss dich gemäß den Bundes- und Landesgesetzen in ihre Arbeitnehmerunfallversicherung aufnehmen. Falls das Unternehmen davon befreit ist, kann eine schriftliche Erklärung als Alternative zur Versicherung eingereicht werden.

DS-7002

Wir schicken deinem Supervisor ein beschreibbares PDF für den Training Internship Placement Plan DS-7002. Die beiden ersten Sektionen betreffen Firmendaten wie die Steuernummer, Jahresumsatz, Anzahl der Mitarbeiter, Workers‘ Compensation Insurance und ggf. die Höhe der Vergütung des J1 Praktikums.

Die dritte Sektion ist in Praktikumsmodule, sogenannte Phasen aufgeteilt. Entweder eine Rotation durch verschiedene Abteilungen oder mehrere Module in derselben Abteilung , die eine strukturierte, professionelle Weiterentwicklung erkennen lassen, gelten als geeignete Phasen.

Interns müssen generell nur eine Phase durchlaufen. Eine Ausnahme stellt ein Praktikum im Bereich Hospitality & Tourism dar: Auch auf der J1 Intern Kategorie müssen Praktikanten in diesem Bereich mehrere Phasen durchlaufen. Ein sechsmonatiges Praktikum in deinem Hotel benötigt zum Beispiel drei Phasen.

Trainees müssen in allen Praktikumsbereichen mehrere Phasen im DS-7002 durchlaufen, wobei kein Modul mehr als vier Monate dauern sollte. 

Neben den Fragen nach Inhalt der Aufgaben und Projekte, Rolle und Funktion des Praktikanten, Methode der Anleitung, Qualifikation des Supervisors, Lernerfolgskontrolle etc. gibt es auch für jede Phase eine Frage nach geplanten kulturellen Aktivitäten, an denen der Praktikant im Zuge des J1 Kulturaustauschprogramms teilnehmen kann. Es ist wichtig, dass du die Möglichkeit hast den American Way of Life außerhalb des Firmenalltags kennenzulernen, da die J1 Kategorie der Völkerverständigung dient.

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Wenn deine Unterlagen und die deines Praktikumsgebers vollständig sind und wir überprüft haben, dass sie den J1 Visumrichtlinien entsprechen, vereinbaren wir mit dir ein kurzes Telefoninterview für evtl. letzte Fragen und den englischen Sprachnachweis. Wir sprechen mit dir auf Englisch, weil wir dafür bürgen, dass deine Englischkenntnisse gut genug für die professionelle Kommunikation mit Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden sind.

Im Anschluss an das Telefoninterview schicken wir dir unsere Rechnung für unseren Visum-Service zu. Erst ab diesem Schritt ist deine Anmeldung verbindlich, sodass ein Rücktritt mit Stornogebühren verbunden wäre.

Nun erhältst du auch E-Mail Aufforderungen die Terms & Conditions vom J1 Sponsor Intrax per Docusign in deinem MyIntrax Profil zu unterschreiben, sowie die Intrax Online Orientation durchzuführen.

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Nach Eingang deiner Zahlung übernimmt unser Hauptbüro die finale Überprüfung deines Antrags und der Dokumente. Wenn deine J1 Gastfirma noch nicht mit Intrax kooperiert hat, wird ein:e Mitarbeiter:in aus unserem Hauptbüro in San Francisco deinen Supervisor auffordern, einen Termin für einen Validation Call zu vereinbaren. In diesem Telefonat wird noch einmal bestätigt, dass die Firma und das Praktikum den J1 Richtlinien entsprechen.

Jetzt wird der finale Training Plan DS-7002 dir und deinem Supervisor zum Online unterschreiben (Docusign) zugeschickt. Wenn kein On-Site Visit nötig ist und wenn der Validation Call direkt stattfindet, wird das DS-2019 innerhalb von zwei Wochen ausgestellt. 

Das DS-2019 Formular wird mithilfe des Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS) erstellt. Die SEVIS Datenbank ermöglicht sowohl dem U.S. Department of Homeland Security als auch dem U.S. Department of State, die Daten aller Praktikant:innen, die sich in den USA befinden, direkt einzusehen. Es enthält folgende Informationen:

• deinen vollständigen Namen
• deine Praktikumsdaten
• deine Praktikumsstelle
• deine SEVIS ID

• deinen J1-Sponsor inklusive Unterschrift

   

• Garantiert das DS-2019 Dokument den Erhalt des J1 Visums?
  • Ein ausgestelltes DS-2019 garantiert zwar noch nicht den Erhalt des J1-Visums, es bestätigt jedoch, dass alle Voraussetzungen des Department of State erfüllt sind und der Sponsor den Antrag unterstützt. Der zuständige Consular Officer entscheidet nach dem Visumsinterview, ob das J1-Visum erteilt wird. Dieses erfährst du in der Regel bereits nach dem Interview. Aus Erfahrung können wir sagen, dass in der Regel beim Interview keine Probleme auftreten. Der Hauptgrund einer Ablehnung ist der Verdacht mit dem falschen Visum einzureisen und ggf. vor Ort eine Vollzeitstelle auszuüben (Angestelltenverhältnis) oder einen permanenten Aufenthalt anzustreben. Tipps und Informationen zum Botschaftsinterview bekommst du von uns vorab.
• Auch während des Aufenthaltes in den USA noch wichtig
  • Das DS-2019 ist ein sehr wichtiges Dokument, welches dich während deiner Zeit als Praktikant:in oder Trainee in den USA begleitet. Es ist sozusagen deine Eintrittskarte in die USA und enthält immer die aktuellsten Informationen über deinen Aufenthalt. Sollte sich die Dauer deines Praktikums nach Ausstellung des J1 Visums erneut ändern, bleiben die Daten in deinem Visum bestehen. Die Änderungen erfolgen lediglich auf dem DS-2019 Dokument, welches du neu zugesendet bekommst. Ebenfalls musst du das DS-2019 bei Reisen außerhalb der USA mitführen. Für Reisen nach Kanada, Mexiko und die angrenzenden Inseln (beispielsweise die Bahamas) musst du es zusammen mit deinem Pass vorzeigen. Du kannst jedoch problemlos auf dem Rückweg wieder einreisen. Solltest du allerdings eine Reise z.B. nach Europa planen, musst du eine Travel Validation bei unserem Hauptbüro in San Francisco beantragen. Hiermit bestätigt dir Intrax, dass du das Land verlassen und wiederkehren darfst. Dein DS-2019 wird offiziell unterzeichnet, damit es nicht zu Problemen bei der Wiedereinreise kommt.

Achtung: Die Travel Validation brauchst du nur zu beantragen, wenn du während des eigentlichen Praktikumszeitraums die USA für max. 4 Wochen (je Ausreise) verlassen möchtest. In der Grace Period (30 Tage vor und nach deinem offiziellen Praktikum) sind Reisen aus und wieder in die USA nicht vorgesehen. Wenn du in der Grace Period die USA verlässt, kannst du mit dem J1 Visum nicht nochmals einreisen. Das betrifft auch Reisen nach Kanada, Mexiko oder die angrenzenden Inseln.

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Nach Ausstellung des DS-2019 Formulars, benötigen wir Informationen zu deiner Versicherung, die du gewählt hast. Bitte sende uns einen Leistungsüberblick zu. Die Versicherung muss folgende Summen mindestens absichern und vom ersten bis zum letzten Tag des Aufenthalts gültig sein. 

• mindestens $100,000 pro Unfall oder Krankheitsfall
• Überführung der sterblichen Reste bis zu $ 25,000
• Rückführung in das Heimatland aus medizinischen Gründen bis zu $ 50,000
• Keine Eigenbeteiligung, die $ 500 pro Versicherungsfall überschreitet

Unsere Empfehlungen für einen visakonformen Versicherungsschutz:

• PROTRIP WORLD – Tarif der DR-WALTER GmbH
• Young Travel – Tarif der HanseMerkur
• TravelSecure Young Exklusiv - Tarif der Würzburger

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Nachdem du das DS-160 erfolgreich ausgefüllt hast, kannst du deine Visumsgebühr bezahlen und den Termin beim Konsulat in Frankfurt, Berlin oder München vereinbaren.
Bevor du dich für eines der US Konsulate entscheidest, kannst du die jeweiligen Wartezeiten für das J1 Visuminterview vergleichen. 

Für ein erfolgreiches Interview erhältst du von uns vorher folgende Informationen:

• SEVIS ID Nummer (Student and Exchange Visitor Information System) per E-Mail zu, damit du einen Termin beim US Konsulat vereinbaren kannst
• Informationen zum Interview und zum Bezahlen der Konsulatsgebühr
• Informationen zum Programm vor Ort: Check-In, Ansprechpartner, Social Security Card, Reisen, Adressänderung etc.

Bitte trage den Termin in dein Profil ein und ergänze im Anschluss das Ausstellungsdatum deines Visums und deine Flugdaten.

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Das englischsprachige Interview beim US Konsulat dauert gewöhnlich nur einige Minuten. Du kannst kein Smartphone oder andere elektronische Geräte mit zu deinem Termin bringen. Drucke also alle Dokumente vorher aus und bringe sie in einer Mappe mit, damit sie sauber und ordentlich bleiben.

• Terminbestätigung inkl. Zahlungsbestätigung der Visumsgebühr und gut erkennbaren Barcodes
• Confirmation Page DS-160
• DS-2019 Certificate of Eligibility (denke an die Unterschrift)
• Zahlungsnachweis SEVIS-Gebühr I-901
• Reisepass (min. gültig für die Programmdauer)
• Passfoto (entsprechend den Vorgaben)
• ggf. weitere programmspezifische Unterlagen (z.B. DS-7002 für Interns und Trainees)

In deinem MyIntrax Profil steht als Ressource das Handbuch von Intrax zum Download bereit und enthält wichtige Informationen zu deiner Zeit im J1 Praktikum in den USA.
Für die Einreise benötigst du deinen Pass mit dem Visum sowie das DS-2019. Außerdem musst du deine erste Adresse in den USA angeben können. Mit der Einreise wird das Visum aktiviert. Es sehr wichtig, dass du innerhalb von drei Tagen den Check-In im MyIntrax Portal durchführst und auch jeden Monat auf die Feedback-Benachrichtigungen reagierst, damit Intrax die Monitoring-Aufgaben als J1 Sponsor erfüllen kann.

Social Security Card
Wenn dein Praktikum bezahlt wird, benötigst du eine Social Security Card. Diese Karte kannst du ca. 4-5 Tage nach deinem Check-In in den USA beantragen. Weitere Informationen zur Social Security Card (SSC) findest du im Intrax Handbook ab Seite 11. Für den Antrag der Social Security Card benötigst du das DS-2019, die I-94 Nummer sowie deinen Reisepass. Falls du schon einmal eine Social Security Card in den USA beantragt und erhalten hast, musst du keinen neuen Antrag stellen, sondern kannst die Karte bzw. Nummer mit in die USA nehmen – die Social Security Nummer ist ein Leben lang gültig!

Noch ein allgemeiner Hinweis: Die Social Security Card und die darauf vermerkte Social Security Nummer fungieren in den USA häufig als Form der Identifikation, d.h. es kann dir durchaus passieren, dass du nach der Nummer gefragt wirst, wenn du beispielsweise ein Konto eröffnen oder einen Handyvertrag abschließen möchtest. Du kannst dir also überlegen, ob du – selbst für den Fall, dass dein Praktikum nicht vergütet wird – die Karte trotzdem beantragen möchtest.

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