J1 Visum USA  - Anmeldung

Wir freuen uns sehr, dass du Intrax als Sponsor-Organisation für dein J1 Visum ausgewählt hast und von uns das DS-2019 Formular erhalten möchtest. Bei Fragen zum Anmeldeprozess und dem J1 Visum kannst du dich gern per E-Mail an j1visumservice@intrax.de oder telefonisch unter 030. 84 39 39 61 an uns wenden.

Deine Anmeldung für unseren Service zum J1 Visum USA beginnt mit dem Erstellen deines passwortgeschützten Profils auf dem MyIntraxPortal. Du verlässt somit unsere Webseite und registrierst dich in der Datenbank von Intrax, auf die wir und unsere amerikanischen Kollegen von Intrax Zugriff haben und die auch mit SEVIS (Student and Exchange Visitor Information System) verbunden ist. Als LogIn nutzt du deine E-Mailadresse. Die Registrierung ist unverbindlich und kostenlos.

 

Step 1: Registrierung für den J1 Visum Service

Dein MyIntrax Profil enthält deine personenbezogenen Daten wie im Reisepass. Da auf dieser Grundlage das DS-2019 Formular ausgestellt wird, müssen diese Informationen fehlerfrei sein. Außerdem gehören zu deinem Profil Informationen zum Studiengang, Praktikumsbereich und zur J1 Gastfirma, damit wir direkt in Kontakt mit deinem Supervisor treten und die benötigten Unterlagen (Host Company Agreement und DS-7002) anfordern können.

Die Registrierung kannst du jederzeit unterbrechen und später fortfahren bzw. Informationen ändern. Die Start- und Enddaten für dein Praktikum in den USA kannst du ebenfalls noch bis zur Ausstellung des DS-2019 in Absprache mit Intrax und deiner J1 Gastfirma verschieben. Dein MyIntrax Profil ist die Kommunikationsbasis für Erinnerungs-/Aufforderungsmails durch unser amerikanisches Hauptbüro z.B. Konsulatsinterview, Flugdaten und Wohnadresse etc.

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Step 2: Hochladen der Unterlagen für das DS-2019 / J1 Visum

Wir überprüfen, ob alle Daten im MyIntrax Profil den Richtlinien für das J1 Visum entsprechen und schalten dein Profil für das Hochladen der relevanten Dokumente frei. Zunächst brauchen wir von dir folgende Unterlagen:

  • gültiger Reisepass
  • englischer Lebenslauf im amerikanischen Format, d. h. umgekehrt chronologisch
  • Studienbescheinigung oder Abschlusszeugnisse samt englischer Übersetzung (du kannst selbst formlos übersetzen)
  • gebührenfreier Online-Englischtest Stufe/Level 2 oder TOEFL Testergebnis (nicht älter als zwei Jahre)
  • Proof of Financial Responsibility (Wenn du in den USA kein Geld verdienst oder weniger als $1500 pro Monat, musst du nachweisen können, dass du über $1500 pro Monat verfügst. Ggf. musst du eine Bürgschaft oder ein Financial Statement einreichen um auf diese Summe zu kommen.)
  • Ayusa-Intrax Vertrag - J1 Visum USA

Die Intrax Terms & Conditions wirst du später online unterschreiben (Docusign).

Hinweise zum Ausfüllen des Online Profils:
Im Portal wirst du aufgefordert, ein Foto hochzuladen, musst dieser Aufforderung aber nicht nachkommen. Die Frage nach Work Experience können Interns mit „no“ beantworten. Die Frage nach dem Diploma/Certificate of Graduation gilt nur für Trainees und Absolventen.

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Step 3: Unterlagen von deiner J1 Gastfirma

Anhand deiner Angaben zu deinem J1 Praktikumsunternehmen in den USA treten wir sofort nach deiner Registrierung per E-Mail mit deinem Supervisor in Kontakt. Du bist in unserer E-Mail Korrespondenz immer in Kopie. Um uns und dir ggf. Zeit und Kosten zu ersparen, lassen wir uns bestätigen, dass dein Praktikumsunternehmen nicht mehr als einen J1 Praktikanten pro 5 Vollzeitmitarbeiter beschäftigt (5:1 Ratio). Diese Frage kannst du natürlich selbst vorab schon klären.

Host Company Agreement

Wir schicken deinem Supervisor das Host Company Agreement per E-Mail zu und bitten um Zurücksendung des unterschriebenen Vertrags. Im Host Company Agreement verpflichtet sich dein J1 Praktikumsunternehmen, sich für das Praktikum in den USA an die Regularien für das Exchange Visitor Program (22 CFR Part 62) des US Department of State zu halten. Es muss ein angeleitetes Fachpraktikum sein, darf keinen amerikanischen Arbeitnehmer ersetzen und muss als Kulturaustauschprogramm verstanden werden.

DS-7002

Wir schicken deinem Supervisor ein beschreibbares PDF für den Training Internship Placement Plan DS-7002. Die beiden ersten Sektionen betreffen Firmendaten wie die Steuernummer, Jahresumsatz, Anzahl der Mitarbeiter, Workers‘ Compensation Insurance und ggf. die Höhe der Vergütung des J1 Praktikums.

Die dritte Sektion ist in Praktikumsmodule, sogenannte Phasen aufgeteilt. Entweder eine Rotation durch verschiedene Abteilungen oder mehrere Module in derselben Abteilung , die eine strukturierte, professionelle Weiterentwicklung erkennen lassen, gelten als geeignete Phasen.

Interns müssen generell nur eine Phase durchlaufen. Eine Ausnahme stellt ein Praktikum im Bereich Hospitality & Tourism dar: Auch auf der J1 Intern Kategorie müssen Praktikanten in diesem Bereich mehrere Phasen durchlaufen. Ein sechsmonatiges Praktikum in deinem Hotel benötigt zum Beispiel drei Phasen.

Trainees müssen in allen Praktikumsbereichen mehrere Phasen im DS-7002 durchlaufen, wobei kein Modul mehr als vier Monate dauern sollte. 

Neben den Fragen nach Inhalt der Aufgaben und Projekte, Rolle und Funktion des Praktikanten, Methode der Anleitung, Qualifikation des Supervisors, Lernerfolgskontrolle etc. gibt es auch für jede Phase eine Frage nach geplanten kulturellen Aktivitäten, an denen der Praktikant im Zuge des J1 Kulturaustauschprogramms teilnehmen kann. Es ist wichtig, dass du die Möglichkeit hast den American Way of Life außerhalb des Firmenalltags kennenzulernen, da die J1 Kategorie der Völkerverständigung dient.

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Step 4: Telefoninterview und Programmgebühren

Wenn deine Unterlagen und die deines Praktikumsgebers vollständig sind und wir überprüft haben, dass sie den J1 Visumrichtlinien entsprechen, vereinbaren wir mit dir ein kurzes Telefoninterview für evtl. letzte Fragen und den englischen Sprachnachweis. Wir sprechen mit dir auf Englisch, weil wir dafür bürgen, dass deine Englischkenntnisse gut genug für die professionelle Kommunikation mit Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden sind.

Im Anschluss an das Telefoninterview schicken wir dir unsere Rechnung für die J1 Programmgebühren für unseren Visum-Service zu. Erst ab diesem Schritt ist deine Anmeldung verbindlich, sodass ein Rücktritt mit Stornogebühren verbunden wäre. Information dazu findest du unter Kosten und Leistungen.

Nun erhältst du auch eine E-Mail Aufforderung die Terms & Conditions vom J1 Sponsor Intrax per Docusign in deinem MyIntrax Profil zu unterschreiben.

 

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Step 5: Ausstellung und Versand des DS-2019

Nach Eingang deiner Zahlung übernimmt unser Hauptbüro die finale Überprüfung deines Antrags und der Dokumente. Wenn deine J1 Gastfirma noch nicht mit Intrax kooperiert hat, wird ein Mitarbeiter aus unserem Hauptbüro in San Francisco deinen Supervisor auffordern, einen Termin für einen Validation Call zu vereinbaren. In diesem Telefonat wird noch einmal bestätigt, dass die Firma und das Praktikum den J1 Richtlinien entsprechen.

Jetzt wird der finale Training Plan DS-7002 dir und deinem Supervisor zum Online unterschreiben (Docusign) zugeschickt. Wenn kein On-Site Visit nötig ist und wenn der Validation Call direkt stattfindet, wird das DS-2019 innerhalb von zwei Wochen ausgestellt. 
 

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Step 6: Versicherungsnachweis

Nach Ausstellung des DS-2019 Formulars, benötigen wir Informationen zu deiner Versicherung, die du gewählt hast. Bitte sende uns einen Leistungsüberblick (mindestens $100,000 pro Unfall oder Krankheitsfall / Überführung der sterblichen Reste bis zu $ 25,000 / Rückführung in das Heimatland aus medizinischen Gründen bis zu $ 50,000 / Keine Eigenbeteiligung, die $ 500 pro Versicherungsfall überschreitet) zu. Außerdem muss die Versicherung vom ersten bis zum letzten Tag des Aufenthalts gültig sein. 

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Step 7: Orientation und Visuminterview beim US Konsulat

Von unserem Hauptbüro bekommst du die Aufforderung in deinem MyIntrax Profil...

  • ...die Intrax Online Orientation durchzuführen.
  • ...deinen Termin beim US Konsulat einzutragen.
  • ...einzutragen, wann du das Visum erhalten hast.
  • ...deine Flugdaten anzugeben.

Wir schicken dir...

  • ...die SEVIS ID Nummer (Student and Exchange Visitor Information System) per E-Mail zu, damit du einen Termin beim US Konsulat vereinbaren kannst.
  • ...Ausfüllhilfen zum Ausfüllen des Visumantragsformulars (DS-160) für das US Konsulat.
  • ...Informationen zum Botschaftsinterview und zum Bezahlen der Konsulatsgebühr.
  • ...Informationen, wie du den SEVIS Zahlungsbeleg ausdruckst (Intrax in den USA hat zu diesem Zeitpunkt bereits die $180 für dich bezahlt).
  • ...Informationen zum Programm vor Ort: Check-In, Ansprechpartner, Social Security Card, Reisen, Adressänderung etc..

Auf der Webseite der US Botschaft kannst du lesen, welche Dokumente du zum Botschaftstermin mitbringen solltest. 

Bevor du dich für eine der US Konsulate entscheidest, kannst du die jeweiligen Wartezeiten für das J1 Visuminterview vergleichen. 
 

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Step 8: Konsulatsinterview, Visum, Flugbuchung

Das englischsprachige Interview beim US Konsulat dauert gewöhnlich nur einige Minuten. Für den Visumantrag musst du folgene Dokumente mitbringen:

  • DS-2019 
  • Finale, unterschriebene Version des DS-7002 
  • Bestätigungsseite des Online Antragsformulars DS-160
  • Ausgedruckte Terminbestätigung, die den Zahlungsnachweis der Konsulatsgebühr enthält
  • Zahlungsnachweis der SEVIS Gebühr
  • Passfoto
  • Reisepass

Nach ca. 5 – 7 Werktagen erhältst du deinen Pass samt Visum, DS-2019 und Training Plan DS-7002 in der Post. Die U.S. Botschaft rät dazu, jetzt erst den Flug zu buchen. Niemand haftet dafür, wenn sich die Ausstellung des Visums verzögern sollte und der Flug kostenpflichtig umgebucht werden muss.
 

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Step 9: Einreise in die USA, Check-In, Social Security Card

In deinem MyIntrax Profil steht als Ressource das Handbuch von Intrax zum Download bereit und enthält wichtige Informationen zu deiner Zeit im J1 Praktikum in den USA.
Für die Einreise benötigst du deinen Pass mit dem Visum sowie dem angehefteten DS-2019. Außerdem musst du deine erste Adresse in den USA angeben können. Mit der Einreise wird das Visum aktiviert. Es sehr wichtig, dass du innerhalb von drei Tagen den Check-In im MyIntrax Portal durchführst und auch jeden Monat auf die Feedback-Benachrichtigungen reagierst, damit Intrax die Monitoring-Aufgaben als J1 Sponsor erfüllen kann.

Social Security Card
Wenn dein Praktikum bezahlt wird, benötigst du eine Social Security Card. Diese Karte kannst du ca. 4-5 Tage nach deinem Check-In in den USA beantragen. Weitere Informationen zur Social Security Card (SSC) findest du im Intrax Handbook ab Seite 11. Für den Antrag der Social Security Card benötigst du das DS-2019, die I-94 Nummer sowie deinen Reisepass. Falls du schon einmal eine Social Security Card in den USA beantragt und erhalten hast, musst du keinen neuen Antrag stellen, sondern kannst die Karte bzw. Nummer mit in die USA nehmen – die Social Security Nummer ist ein Leben lang gültig!

Noch ein allgemeiner Hinweis: Die Social Security Card und die darauf vermerkte Social Security Nummer fungieren in den USA häufig als Form der Identifikation, d.h. es kann dir durchaus passieren, dass du nach der Nummer gefragt wirst, wenn du beispielsweise ein Konto eröffnen oder einen Handyvertrag abschließen möchtest. Du kannst dir also überlegen, ob du – selbst für den Fall, dass dein Praktikum nicht vergütet wird – die Karte trotzdem beantragen möchtest.

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Bei Fragen zum Anmeldeprozess und zum J1 Visum kannst du dich gern per E-Mail an j1visumservice@intrax.de oder telefonisch unter 030. 84 39 39 61 an uns wenden.